Program do kart klienta – jak wybrać dla swojego salonu

Trzy typy narzędzi na rynku

Najczęstszy błąd to kupno narzędzia z trzeciej kategorii, gdy potrzeby mieszczą się w drugiej. Płacisz wtedy za moduły magazynowe i kadrowe, których nie uruchomisz, a wdrożenie zajmuje tygodnie zamiast godzin.

Dziewięć kryteriów oceny

1. Czy klientka musi zakładać konto

Najważniejsze pojedyncze kryterium. Każdy dodatkowy krok przed wypełnieniem formularza obniża odsetek ukończeń. Formularz powinien otwierać się z linku, bez rejestracji i bez instalowania aplikacji.

2. Jakość na telefonie

Otwórz demo na własnym smartfonie i przejdź całą ścieżkę klientki. Sprawdź, czy pola podpisu działają płynnie, czy klawiatura nie zasłania pytań, czy formularz zapamiętuje postęp po przerwaniu.

3. Elastyczność formularza

Czy możesz zbudować własny formularz od zera, czy tylko wybierasz z gotowych szablonów? Gabinet z nietypową specjalizacją szybko wyczerpie możliwości sztywnych szablonów.

4. Obsługa zgód

Zgody muszą być rozdzielne, niezaznaczone domyślnie, z zapisem daty udzielenia i możliwością wycofania. To wymóg, nie udogodnienie — szczegóły w przewodniku po RODO.

5. Zdjęcia przed i po

Sprawdź, czy zdjęcia trafiają do karty klientki, a nie do osobnej galerii. Rozdzielenie zdjęć od dokumentacji to jeden z głównych problemów, które miał rozwiązać system cyfrowy.

6. Eksport danych

Musisz móc w każdej chwili pobrać całą dokumentację. To zabezpieczenie przed uzależnieniem od dostawcy i jednocześnie wymóg wynikający z prawa do przenoszenia danych.

7. Lokalizacja serwerów

Serwery w Polsce lub w Unii upraszczają zgodność z RODO. Przy dostawcy spoza EOG potrzebujesz dodatkowych mechanizmów zabezpieczających transfer.

8. Umowa powierzenia

Dostawca powinien udostępniać gotową umowę powierzenia przetwarzania. Jeśli nie wie, o co pytasz — to sygnał ostrzegawczy.

9. Wsparcie po polsku

Przy problemie technicznym w środę o 15:00, gdy w poczekalni siedzą trzy klientki, czas odpowiedzi ma znaczenie. Sprawdź to podczas okresu próbnego, wysyłając realne pytanie.

Jak czytać cennik

Cena widoczna na stronie rzadko jest ceną końcową. Elementy, które warto sprawdzić:

• Netto czy brutto. Różnica to 23%.
• Limit kart klientek. Plany z limitem 100 czy 500 kart potrafią zaskoczyć po roku.
• Koszt SMS-ów. Często rozliczane osobno, za sztukę. Przy 200 wizytach miesięcznie to realna pozycja.
• Opłata za dodatkowego użytkownika. Każda pracownica może kosztować osobno.
• Opłata wdrożeniowa. Jednorazowa, czasem znacząca.
• Przestrzeń na zdjęcia. Galeria przed/po szybko zajmuje miejsce.
• Warunki wypowiedzenia. Umowa roczna z karą za wcześniejsze zerwanie ogranicza pole manewru.

Weryfikacja pod kątem RODO

1. Czy dostawca udostępnia umowę powierzenia przetwarzania danych?
2. Gdzie fizycznie znajdują się serwery?
3. Czy dane są szyfrowane w spoczynku i w transmisji?
4. Czy istnieje system uprawnień, żeby pracownica widziała tylko swoje klientki?
5. Czy system prowadzi dziennik dostępu do kart?
6. Czy zgody są zbierane rozdzielnie i ze znacznikiem czasu?
7. Czy da się trwale usunąć dane konkretnej klientki na jej żądanie?
8. Jak często wykonywane są kopie zapasowe?

Pytania do dostawcy przed zakupem

• Czy klientka musi zakładać konto, żeby wypełnić formularz?
• Czy mogę zbudować własny formularz, czy tylko edytować szablon?
• Ile kart klientek obejmuje abonament?
• Czy SMS-y są wliczone w cenę, czy płatne osobno?
• Ile kosztuje dodanie drugiej i trzeciej pracownicy?
• W jakim formacie mogę wyeksportować dane, gdy zrezygnuję?
• Czy podpisujecie umowę powierzenia?
• Jaki jest deklarowany czas odpowiedzi wsparcia?
• Czy istnieje okres próbny bez podawania danych karty płatniczej?

Jak przeprowadzić okres próbny

Dwa tygodnie testów wykorzystane biernie nic nie powiedzą. Plan, który daje odpowiedź:

1. Dni 1–2: zbuduj swój realny formularz, nie demo. Zobaczysz, gdzie kończy się elastyczność narzędzia.
2. Dni 3–4: przejdź ścieżkę klientki na własnym telefonie i poproś o to samo znajomą spoza branży.
3. Dni 5–7: wyślij formularz pięciu realnym klientkom i zbierz ich reakcje.
4. Dzień 8: wyślij pytanie do wsparcia technicznego i zmierz czas odpowiedzi.
5. Dni 9–12: pracuj równolegle z papierem i porównaj rzeczywisty czas obsługi.
6. Dzień 13: wyeksportuj dane i sprawdź, czy plik jest kompletny i użyteczny.
7. Dzień 14: policz koszt roczny przy Twojej realnej skali i zdecyduj.

Jeśli szukasz punktu odniesienia, KartaKlienta oferuje jedną cenę 89 zł netto miesięcznie bez limitu kart i formularzy oraz 14-dniowy okres próbny bez podawania karty płatniczej. Zobacz też, jak wygląda proces przejścia z papieru na system cyfrowy.